档案论坛

关于我市档案馆社会

服务功能的调查与思考

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是档案事业发展的主体。它维护着党和国家历史真实面貌。集中统一管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用。为社会主义现代化建设服务。多年来，舒兰市档案馆在舒兰市国民经济和社会发展中发挥了不可替代的作用，积极提供各类档案资料为社会各界所利用，产生了一定的经济效益和社会效益。最近，笔者就舒兰市档案馆社会服务情况进行了调查。

一、档案馆工作及社会服务功能现状。

我市档案馆保存着建国前后舒兰市直属机关及各乡镇、街道等机构形成的具有永久和长期保存价值的各类档案资料。截止到现在，馆藏档案99个全宗，37721卷，资料16250册，其中历史档案8378卷，现行文书档案23526卷，诉讼档案10921卷，婚姻档案2025卷，会计档案973卷，科技档案10卷，声像档案2盘。编制了全引目录、开放目录、专题卡片、人名卡片及<<档案馆指南》、全宗卷等多种形式的检索工具，逐步开放了年满30年的档案，编纂出版了大批档案史料，如<<舒兰市旅游资源简介>>、<<舒兰区域政治经济文化概述>>、<<舒兰市乡镇资源介绍>>等．为社会各界利用档案创造了条件，提供了方便。增进了社会各界对档案事业的了解。近几年，舒兰市档案馆工作人员增强了为经济建设和改革开放服务的紧迫感，广泛征集、收集了社会上散存的档案，并注意接收各种门类档案，如专门档案、产品档案及舒兰名人档案等。力图通过这些措施调整和优化馆藏结构；进一步丰富馆藏，同时也通过新闻媒体、展览等形式加强对外界的宣传，提高服务质量，以满足社会需要。

但近年来，我市档案馆的接待利用情况并不尽如意，开放历史档案产生的社会反映也远不如预料的那么强烈，档案工作者的辛勤劳动并没有得到理想的回报。我市档案馆馆藏档案6万余卷，而近几年所均接待的利用者仅200人次，利用量呈逐年锐减趋势。据统计，“八五’’ 期间，档案利用率为2.41%,“九五” 期间档案利用率为1.69%,下降了0，72%.档案馆门庭冷落的现象已是不争的事实。档案利用率为什么逐年下降，笔者认为，主要由以下几方面原因造成的。

二、我市档案利用率低的原因

1、从馆藏情况看，档案馆为社会各界服务的根基不坚实。调查中发现，我市档案馆保管的档案以党政机关文书档案为主，占馆藏总量的52%,存在着四多四少的问题：政冶活动档案资料多，文书档案资料多，一般档案资料多，重复档案资料多；专门档案资料和科技档案资料少，特色档案资料少，其他载体档案资料少，有查考价值的档案资料少；利用者需要的多是科技信息、技术动态、经济动态、新产品动态等，而这恰恰是档案馆所没有的信息，造成利用上的失调。况且，由于条件限制，我市档案馆馆藏档案大部分只接收到82年，现实性、时效性已大大减弱，信息滞后，使档案馆在当今的信息社会和在满足社会各界的实际需求中，形不成得天独厚的优势。

2、服务层面狭隘，服务手段落后。现在，档案工作者常常感叹社会的档案意识不高，影响了档案工作的开展，而很少有人去反省我们自身的社会意识如何，服务公众的意识怎样。实际上，社会档案意识和档案部门的社会意识之间是两个相互依存、相互制约的互动事物。长期以来，档案馆一直把为党政职能服务作为自身的主要方向，这一定位使档案馆整体工作活动难以产生相应的旨在服务广大群众的内在驱动力，这样，狭隘的服务面导致了低下的利用率。并最终成为阻碍档案馆发展的“瓶颈”。有些档案馆接待人员缺乏积极主动的提供利用思想，认为有人来查就接待：没有来查就清闲自在，业务生疏，馆藏不熟，查档速度慢，这些问题的存在都直接影响着利用率的高低。

3、宣传力度不够，社会公众对档案馆工作认识模糊。档案的宣传介绍，是社会公民认识档案的基础，我市档案馆虽然也通过新闻媒体、档案法颁布十周年之际对档案知识进行了宣传，但收效甚微，社会公众对档案馆到底有什么档案，有何作用，怎样去查还是一知半解，档案意识根本没有深入人心。事实证明，档案的宣传力度不够，形式单一，没有广泛的、多渠道的宣传档案的社会效益和经济效益的实例，使全社会了解档案。

三、提高档案利用率的几点思考

当人类步入新千年信息社会的伟大历史变革时期，档案与图书、情报等作为社会信息整体将发挥越来越重耍的作用。随着杜会档案意识的逐步提高，利用档案解决自己工作和生活中的问题已成为—种行为，档案馆作为保存和利用档案信息的基地和中心，满足社会各界需求，为利用者提供优质高效服务显得尤为重要和迫切。

1、注重基础，拓宽馆藏建设渠道。

加强档案馆的基础业务工作要着力解决馆藏与经济接轨，与社会接轨的问题，核心是要解决馆藏结构不合理，馆藏结构单一的问题：使之与经济联系更加紧密。单纯的源之于党政机关的公务档案，必然会从客观上抑制档案利用率的上升：必须要有齐全完善、内容丰富，能从不同层面反映历史全貌的馆藏，才能满足社会的不同需求，因此，我市档案馆的工作必须放在档案的征集和收集上，尤其是与舒兰经济和城市发展联系紧密的，与群众要求紧密的作为重点。同时，还要注意接收征集散存在个人手中的如：家族、家谱档案、历史照片等。通过拓宽馆藏建设的渠道，使馆藏档案从根本上得到改善。，变目前馆藏贫乏、单调的“文书档案绾”为馆藏信息贴近大众的“平民档案馆”。

2、大力举办各种展览，提高社会档案意识。

我市档案馆要利用现有馆藏档案文献典籍和资料，充分发挥教育基地功能，开辟本地区发展情况的永久性档案陈列室，把馆藏资源的潜在优势转化为服务效益现实优势，配合当前形势和中心工作，举办各种不同形式的档案展览，如批判法轮功图片展，城市改造工程纪实图片展。在使广大群众受教育的同时，对档案馆工作有所了解，增强档案意识，深刻认识档案馆的功能，为提供利用打下基础。

3、采取多种形式，为利用者提供优质高效服务。

我市档案馆在为社会各界提供服务中，要认真贯彻江总书记提出的“三个代表”的重要思想，把实践“三个代表”落实到日常的档案工作中去，不断提高为舒兰经济和社会发展服务的主动性和自党性，不断增强宗旨意识和服务意识。尽可能多地为利用者提供优质服务。在服务方式上，要采取电括预约、来馆查询、档案借阅、接待服务，复制服务、咨询服务、延长时间等多种服务方式；在服务态度上，尽量筒化服务手续，改进服务态度，提高服务质量，尽最大努力满足各方面利用者和需求；在服务手段上，采取手工检索与现代化检索并举，既运用传统的手工检索方法，又运用现代化的计算机检索方法，积极为利用者服务。采取这样多渠道、多方式、多手段的服务方法，必将充分发挥档案在国民经济和社会发展中的重要作用。

4、创建现行公开文件利用中心，满足社会各界查阅利用。

现代社会是信息社会。社会各行各业和广大人民群众为了进行两个文明建设和自己的合法权益，需要及时地了解、掌握各级党委政府及其各部门制发的关于方针政策法规的现行文件。而我市档案馆无法满足这—社会需求，它保存提供的是十几年甚至二十几年前的“历史信息”，这样，社会各界对现行文件资料的广泛需求，实际上处于无人问津的状况，形成了社会服务领域的一大空缺，而现行文件利用中心的创建，将较好的解决这一矛盾，它不仅接收各单位的现行文件，还包括各单位编印的纪念册、画册、文集、资料汇编，公开或内部出版发行的刊物、杂志以及各类出版社出版的反映的本行政区域内情况的书籍、杂志等，极大地丰富了馆藏内容，使馆藏更具地方特色，它可以改变档案利用门可罗雀的冷清局面，也将拓宽档案利用的内容。

(林亚君)